Архив – это связь между прошлым и настоящим временем, – так считает Сунгат Жусупов, директор государственного архива Аккольского района, который руководит учреждением с 2017 года.
Как рассказал нам Сунгат Шауалиевич, сегодня архивы представляют собой сложную систему хранения, учета, обработки, цифровизации и использования документов. В обязанности специалистов архива входит обеспечение сохранности документов, их прием и обработка, комплектование, систематизация и формирование дел, подготовка описей и консультирование.
– КГУ «Государственный архив Аккольского района» управления цифровизации и архивов Акмолинской области ведет свою историю с момента выхода Постановления ЦИК и Совета Народных Комиссаров КАСС от 9 марта 1935 года. В этот период в Сталинском районе был организован архив, а первым архивариусом был назначен Грибановский. В 1963 году районный госархив был упразднен и переименован в Алексеевский. Три года спустя для обслуживания организаций, учреждений и предприятий Алексеевского, Буландынского, Шортандинского районов и г. Степногорска был образован Алексеевский филиал государственного архива Целиноградской области, – называет директор основные этапы преобразования учреждения.
Первоначально филиал ютился в приспособленных комнатах ГорПТУ-126 и управления сельского хозяйства. Позже занимал помещение поликлиники Алексеевской центральной районной больницы в 36 квадратных метров с протяженностью стеллажей 64 погонных метра.
– Но так как не выполнялись условия и требования к обеспечению сохранности документов (печное отопление, течь кровли), архивный отдел облисполкома и Алексеевский филиал госархива добивались другого помещения. Наконец, в 1983 году было выделено бывшее здание отделения государственного банка СССР, в котором мы и располагаемся до настоящего времени, – рассказывает собеседник.
На 1 января 1972 года в филиале насчитывалось 16 272 единицы хранения документов, а в 1994 году 301 фонд объединял 67 157 единиц хранения. По количеству принятых документов филиал находился на третьем месте в стране.
Много лет бухгалтером-архивистом трудилась Р. И. Садышева. Годовые, пятилетние планы и соцобязательства, доведенные филиалу, выполнялись и перевыполнялись. Коллектив поощрялся. За занятое третье место в социалистическом соревновании архивистов республики в 1980 году филиалу вручена Почетная грамота Главного архивного управления при Совете Министров Казахской ССР. В 1985 году – Почетная грамота Главного архивного управления при Совете Министров СССР, а за занятое первое место в соцсоревновании архивистов республики – Почетная грамота Главного архивного управления при Совете Министров Каз. ССР.
Помимо почетных грамот филиал награждался переходящим красным вымпелом и денежной премией. Работникам вручались удостоверения и нагрудные знаки «Победитель в соцсоревновании», «Ударник пятилетки». Фотография директора заносилась на Доску почета. К 70-летию ленинского декрета «О централизации архивного дела» в 1988 году филиалу была вручена настольная медаль «70 лет архивного дела в СССР», а директор филиала награжден нагрудным знаком «Отличник архивного дела».
С 1 января 2001 года Аккольский филиал госархива преобразован в государственный архив Аккольского района. Директор филиала П. М. Резов подготовил большой материал по Алексеевскому, Макинскому и Шортандинскому районам в 1996 году, а также альманах «Акмолинская область», выпущенный в г. Кокшетау в 2007 году. Им же подготовлен путеводитель по документам личного происхождения по Аккольскому госархиву.
В 2013 году произведен наружный капитальный ремонт здания, а в 2016 году – ремонт внутренних помещений государственного архива, проведено центральное водоснабжение и отопление, установлена автоматическая охранная и пожарная сигнализации, что обеспечит сохранность документов и их восстановление даже в случае пожарной ситуации. В 2020 году в архивохранилище демонтированы стационарные и установлены мобильные стеллажи. В 2021 в здании установлена автоматическая система видеонаблюдения.
Помещение архивохранилища в данное время загружено на 99%, в связи с чем возникла необходимость строительства нового на прилегающей территории. Подготовлена вся необходимая техническая документация, ожидается выделение средств на строительство.
– Какие цифровые технологии применяются для ведения архива сегодня?
– С 2022 года архив Аккольского района подключен к республиканской информационной системе «Единый электронный архив документов» (ИС ЕЭАД). Это дало возможность гражданам Казахстана получить архивную справку из любой точки страны, не выезжая за пределы своего основного места жительства в течение 11 рабочих дней, – говорит глава учреждения.
С 2018 года началась работа по переведению документов, находящихся на постоянном хранении, в цифровой формат. Для этих целей приобретены поточный и ламповый сканеры. С ноября 2022 года для оцифровки документов управлением цифровизации выделена ставка оцифровщика. Работа по оцифровке находится на начальной стадии и за истекший период охватила около 5% от общего объема хранящихся документов.
– Запросы какого содержания и от кого в основном поступают к вам?
– Запросы носят разносторонний характер – от просьбы подтвердить факт работы и начисления заработной платы, переименовании города, района, области до поиска правоустанавливающих документов на землю и квартиры, жилых домов и другой недвижимости.
С начала текущего года было исполнено более 800 подобных запросов. Кроме того, поступают запросы тематического характера по подтверждению места проживания, факта рождения, национальностей, родственных связей. Архивные запросы поступают от жителей республик бывшего Советского Союза и дальнего зарубежья с просьбой подтвердить свой стаж работы и заработную плату за период от 5 до 40 лет.
Как рассказал нам Сунгат Шауалиевич, в настоящее время в архиве трудятся 6 штатных специалистов и 2 внештатных сотрудника. На годовое содержание архива из бюджета выделено 23 миллиона тенге. Бесплатную государственную услугу «Выдача архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов» оказывают 4 архивиста.
Большой опыт и стаж архивной работы у заведующей архивохранилищем Дины Зайнулловны Роговой, по специальности она учитель истории, в госархиве трудится более 16 лет. Особым уважением в коллективе пользуется Валентина Адамовна Гончарова, архивист высшей категории, также имеет большой опыт работы. Много лет она вела всю документацию по основной деятельности государственного архива, выпустила «Путеводитель государственного архива», заполнила электронный каталог архивных фондов, отвечала за публикации в СМИ и другую работу.
По состоянию на 1 января 2024 года в государственном архиве хранится 57 162 единицы хранения общего делопроизводства, 13 744 – по личному составу, 1 019 – личного происхождения (полученных от граждан), и 848 фотодокументов по истории района. Документы, находящиеся на хранении, охватывают период с 1928 по 2023 год. В основном это документы социально-правового характера.
Специалисты государственного архива, кроме оказания государственной услуги, организуют открытые уроки по истории Аккольского района, экскурсии, выставки для жителей и школьников города, района, проводят консультации, семинары для специалистов организаций и отделов района.
Динара АРХАРОВА.
Аккольский район.
