ВАЖНО ЗНАТЬ
В условиях развития международного сотрудничества и роста мобильности граждан особую актуальность приобретает признание официальных документов за пределами страны. Одним из наиболее эффективных механизмов упрощения процедуры признания документов является апостилирование.
Республика Казахстан является участником Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов, подписанной в Гааге 5 октября 1961 года. В соответствии с ее положениями официальные документы, предназначенные для использования на территории государств-участников Конвенции, подлежат удостоверению посредством проставления апостиля.
Апостиль представляет собой специальный штамп установленного образца, который подтверждает подлинность подписи должностного лица, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, а также подлинность печати или штампа, которыми скреплен документ.
Проставление апостиля не подтверждает содержание документа и не заменяет его перевод, а удостоверяет исключительно происхождение официального документа и компетенцию лица, его подписавшего.
Министерство юстиции РК – уполномоченный государственный орган по проставлению апостиля на официальных документах, исходящих из органов юстиции, органов регистрации актов гражданского состояния, нотариусов, а также иных государственных органов.
Государственная услуга оказывается территориальными органами юстиции.
Для ее получения заявитель представляет документ, подлежащий апостилированию, а также документы, предусмотренные законодательством (заявление, оплата, документ).
По результатам рассмотрения заявления уполномоченным органом осуществляется проставление апостиля на официальном документе либо предоставляется мотивированный отказ в случаях, установленных законодательством.
Наиболее востребованными документами, подлежащими апостилированию, являются свидетельства о рождении, о заключении или расторжении брака, о смерти и другие; нотариально удостоверенные доверенности, нотариально заверенные копии документов; иные документы, исходящие от органов юстиции, государственных органов и нотариусов.
С 2021 года в Казахстане реализована возможность выдачи электронного апостиля (e-Apostille), что стало важным этапом цифровизации государственных услуг.
Электронный апостиль представляет собой электронный документ, подписанный электронной цифровой подписью уполномоченного должностного лица. Проверка его подлинности осуществляется посредством электронного реестра апостилей, размещенного на веб-портале «электронного правительства» www.egov.kz.
Внедрение электронного апостиля позволило:
1) сократить сроки получения услуги;
2) исключить необходимость личного посещения государственных органов в отдельных случаях;
3) обеспечить возможность оперативной проверки подлинности апостиля иностранными компетентными органами;
4) повысить прозрачность и безопасность документооборота.
Электронный апостиль РК соответствует требованиям Гаагской конвенции и международным стандартам, применяемым государствами-участниками Конвенции. Подлинность электронного апостиля может быть проверена через электронный реестр, что обеспечивает высокий уровень доверия к документу.
Отказ в проставлении апостиля может быть осуществлен в случаях, предусмотренных законодательством, в том числе если документ не относится к компетенции органов юстиции; содержит исправления, повреждения или иные дефекты, препятствующие установлению его подлинности; а также если подпись или печать должностного лица отсутствуют в образцах, имеющихся у уполномоченного органа; если представлены неполные либо недостоверные сведения и так далее.
Государственная услуга по апостилированию официальных документов играет важную роль в обеспечении международного признания документов Республики Казахстан. Внедрение электронного апостиля стало значительным шагом в развитии цифровых государственных услуг и повышении доступности сервиса для граждан и юридических лиц.
Совершенствование механизмов международного взаимодействия и дальнейшее распространение практики признания электронных апостилей будут способствовать укреплению доверия к документам Республики Казахстан на международном уровне и созданию более благоприятных условий для граждан, обучающихся, работающих или проживающих за рубежом.
Важно отметить, что апостиль всегда проставляется государством происхождения официального документа. В связи с этим документы, выданные иностранными государствами, не могут быть апостилированы в Республике Казахстан. Например, если свидетельство о рождении выдано в Китайской Народной Республике, соответственно, эта страна и должна проставить апостиль на данном документе, подтвердив тем самым его легитимность.
Д. ЖАХИНА,
главный специалист департамента юстиции Акмолинской области.
Иллюстративное фото из сети Интернет.
