В семинаре «Обеспечение сохранности документов на ведомственном уровне», прошедшем в областном центре, приняли участие руководящий состав Комитета по делам архивов и управления документацией Министерства культуры и спорта РК, руководители и специалисты Национального архива РК, архивных служб города Астаны, Акмолинской, Карагандинской, Костанайской, Павлодарской, Улытау, Северо-Казахстанской областей. Организовало диалоговую площадку облуправление цифровизации и архивов.
Эксперты в сфере архивного дела обсудили актуальную тему упорядочения, хранения, использования документов в ведомственных архивах, передачу их в государственные архивы Республики Казахстан, проведение контрольных проверок, работу в информационной системе «Единый электронный архив документов». Семинар способствовал решению профессиональных вопросов комплектования Национального архивного фонда качественными документами.
О нормативно-правовых актах в сфере архивного дела рассказала руководитель управления государственной политики и нормативно-правового регулирования Комитета по делам архивов и управления документацией Министерства культуры и спорта РК Салтанат Тащанова. Она отметила, что в стране планируют внести изменения в законодательные акты РК по вопросам архивного дела. Законопроект предусматривает расширение сферы действия закона, уточняет понятийный аппарат, расширяет состав Национального архивного фонда и детализирует порядок отнесения документов к его составу.
– В целях обеспечения кадрового потенциала архивов, соблюдения принципа меритократии при занятии вышестоящей должности расширен спектр специальностей в части требований к квалификации, – подчеркнула спикер. – Добавлены новые специальности: «Местное и государственное управление», «Юриспруденция», «Филология» и другие гуманитарные науки. Уменьшены требования к стажу работы…
– В последние годы в практике архивной работы произошли существенные перемены, которые в значительной степени связаны с возрастающим применением информационных технологий, цифровой трансформации всех отраслей экономики, – рассказала заместитель председателя Комитета по делам архивов и управления документацией Министерства культуры и спорта РК Гулзира Карсакбаева.
– С учетом этого разработан проект Закона Республики Казахстан «О внесении изменений и дополнений в некоторые законодательные акты Республики Казахстан по вопросам архивного дела», который предусматривает расширение сферы дей-ствия закона, регулирующего общественные отношения в области формирования, хранения и использования не только документов Национального архивного фонда РК, подлежащих постоянному, вечному хранению, но и других архивных документов, в том числе с временными сроками хранения, которые обеспечивают защиту социальных прав и законных интересов граждан.
Они содержат информацию о трудовой деятельности, здоровье, официальных заслугах граждан. Эта документация еще длительное время будет востребована в повседневной жизни человека, определяя его гражданский статус, правовую защиту и социальное обеспечение. Поэтому сохранение таких документов, в том числе при ликвидации организаций, должно быть предметом защиты со стороны государства.
«К сожалению, в последние годы увеличилось количество обращений юридических и физических лиц, связанных с невозможностью подтвердить сведения о наличии движимого и недвижимого имущества, трудовой деятельности, размере заработной платы, – не умолчала специалист и о проблемах в сфере. – В связи с чем статья 12 закона дополнена пунктом, преду-сматривающим обязанность обеспечивать сохранность документов для юридических лиц и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица.
Для сохранения историко-культурного наследия предусматривается сдача обязательного экземпляра аудиовизуальных документов, фиксирующих события и факты истории независимого Казахстана, юридическими лицами, участвующими в создании, публикации, производстве и распространении аудиовизуальной документации – это прежде всего касается СМИ и медиа».
Гулзира Карсакбаева подчеркнула, что в условиях цифровой трансформации в современном мире основная задача специалистов архивов – обеспечить защиту персональных данных и сведений, содержащих тайну личной жизни граждан. Поэтому в законе предусмотрен порядок доступа к архивным документам и выдачи сведений при обращении третьих лиц.
Собственным практическим опытом создания ве-домственного архива на предприятии АО «Тыныс» с коллегами поделилась архивариус отдела канцелярии Елена Кайдан: «До моего поступления на работу вакансии архивариуса на заводе не было. Помещение для архива не выделялось, обработанные документы каждого отдела хранились локально. Научно-техническую обработку управленческой документации проводили сторонние организации на основании договора оказания услуг.
С конца 2019 года по настоящее время был проведен большой объем работы: замена входной двери с деревянной на металлическую, покраска пола в архиве пожаробезопасной краской. Закупили и установили в соответствии с правилами техбезопасности металлические стеллажи, архивные коробы, закрепили гигрометр, оборудовали помещение основными средствами пожаротушения. Провели научно-техническую обработку документов за 1994-2019 годы, составили и согласовали научно-справочный аппарат, согласно актам уничтожили документы с истекшим сроком хранения. Особых сложностей в процессе работы не возникло, так как мне помогли знания и опыт, полученные во время работы в государственном архиве г. Кокшетау…»
Об основных изменениях в осуществлении государственного контроля за соблюдением законодательства в сфере архивного дела и электронных документов рассказал на семинаре руководитель управления мониторинга и государственного контроля Комитета по делам архивов и управления документацией Министерства культуры и спорта РК Ибраим Бабаев. Директор Национального архива Республики Казахстан Сагила Нурланова подробно рассказала о формировании документов.
После семинара акмолинские специалисты и гости нашего региона посетили государственный област-ной архив, а также постоянно действующий выставочный зал «Акмолинская область в архивных документах».
