Делай, как должен
Правильно вести документальную летопись истории своих организаций, любить документы и заботиться об их правильном хранении учили на специальном семинаре «Научно-техническая обработка документов постоянного срока хранения, по личному составу и сдача на государственное хранение» руководителей структурных подразделений и главных специалистов облуправления образования.
Слушатели семинара получили много полезной информации. Например, о том, что материалы, касающиеся истории организаций и предприятий, теперь будут находиться на постоянном хранении в их ведомственных архивах. Это поможет каждому учреждению задокументировать и сохранить всю информацию об этапах своего становления и развития.
Также говорилось о том, как соблюдать сроки хранения документов и утилизировать те, что уже не нужны, как правильно вести учет бумаг, чтобы избежать утери, своевременно обрабатывать материалы, а затем сдавать в государственный либо хранить в ведомственном архиве. В конечном счете, как было отмечено на семинаре, грамотная работа с документами и строгий учет помогут повысить качество жизни людей, к примеру, тех, кто обращается за справками о подтверждении трудового стажа, уровне зарплаты.
Речь на встрече шла также и о пропаганде, популяризации документов, которые за время своего хранения успели приобрести историческую ценность. Если говорить о сфере образования, — это брошюры о новых технологиях, применяемых в этой системе, о важных общественных событиях.
Участники семинара внимательно слушали, задавали вопросы. В частности, о том, какие требования предъявляются к помещениям архивов. Спрашивали и о порядке работы с архивами внутри организаций, о том, как быть, если в штатном расписании единицы архивариуса нет, а вести работу с документам и необходимо. Проблема в том, что эта миссия, возложенная на «случайных» людей, как правило, выполняется без должного усердия, да и «спросить», как водится, в таком случае, не с кого. Впрочем, участники встречи пришли к общему мнению: сотрудники, работающие с архивами, должны обладать чувством ответственности за сохранность документов. А для этого необходимо воспитывать молодых специалистов, которых, кстати, немало присутствовало на семинаре, и учить их стремлению сохранить историческое наследие родного края.
Татьяна ЛУШИНА,
архивист первой категории управления архивов Акмолинской области.
