Архивные документы являются важнейшим источником достоверной информации практически обо всех возможных аспектах развития общества. К ним обращаются как отечественные, так и зарубежные заявители.
Особенностью архивного фонда и одним из основных отличий является то, что его объем постоянно увеличивается за счет новых поступлений, причем с течением времени информационная, историческая и научная ценность архивной информации не снижается, а напротив, постоянно возрастает. Соответственно увеличивается и интерес пользователей к архивной информации. Известно, что служба строит свою работу по трем основным направлениям: формирование архивного фонда, обеспечение сохранности и государственный учет документов, использование архивных документов. Все эти направления, безусловно, важны, но именно работа по использованию архивных документальных богатств позволяет судить о многогранной деятельности архивистов, свидетельствует об эффективности и общественной значимости их труда. Практика использования документов показывает, что тесное взаимодействие архивистов и потребителей информации является важнейшим фактором удовлетворения запросов общества в документной информации.
Государственными архивами Акмолинской области оказывается государственная услуга «Выдача архивных справок». Осуществляется она непосредственно через госархивы при личных обращениях пользователей, посредством электронной или почтовой связи, через центры обслуживания населения, а также через веб-портал «Электронное правительство».
Согласно стандарту госуслуги «Выдача архивных справок», утвержденному Постановлением Правительства РК в марте 2014 года, она предоставляется на основании архивных документов по вопросам социально-правового характера, в то время как запросы тематического и генеалогического характера относятся к обращениям.
Запрос социально-правового характера — это запрос конкретного лица или организации, связанный собес-печением прав и законных интересов граждан. К ним относятся запросы: о подтверждении трудового стажа и размера заработной платы, возраста, образования и квалификации, награждении государственными и ведомственными наградами, перечислении пенсионных взносов и социальных отчислений, присвоении ученых степеней и званий, нахождении на излечении, в местах заключения, эвакуации и реабилитации, в зонах экологического бедствия, о насильственном угоне и репатриации, актов гражданского состояния, имущественных прав.
В жизни каждого человека может возникнуть необходимость восстановить информацию о давних событиях, имевших место годы или даже десятилетия назад по вышеуказанным видам запросов.
Следует понимать, что документы, дающие ответ на представленный запрос, в архивных фондах могут и отсутствовать — к сожалению, это невозможно выяснить наверняка на стадии подачи запроса. Пожалуйста, учитывайте это, заказывая наши услуги.
Согласно Закону РК «О Национальном архивном фонде и архивах», архивные документы являются достоянием государства. В п.3 татьи 2 этого закона указано: «Национальный архивный фонд служит удовлетворению потребностей общества и государства, реализации прав и законных интересов граждан».
Важнейшими задачами использования документов в госархивах являются укрепление государственности; удовлетворение информационных потребностей общества; обеспечение законных прав и интересов граждан. В процессе использования архивных документов участвуют две стороны — архив, хранящий информацию, и пользователь, которому нужна информация. Использование документов — сложная и ответственная работа, которая требует высокого профессионализма, знания в совершенстве научно-справочного аппарата данного архива, источниковедения и архивной эвристики. Поэтому в государственных архивах использование документов считают разновидностью научной работы. Сотрудники всех госархивов несут ответственность за точность, достоверность и своевременность предоставления информации, использование информации во вред интересам общества и личности, отказ в предоставлении информации. Использование архивных документов в нашей стране основывается на принципах открытости и доступности. Это значит, что любой отказ в предоставлении информации должен быть основан на законе. Для архивиста одинаково важно обеспечение информационных потребностей государства и отдельной личности.
Архивисты нашей области создали положительный имидж архивной службы и неплохо зарекомендовали себя. К нам в госархивы поступает ежегодно свыше 20 000 социально-правовых запросов со всех концов бывшего Советского Союза и из-за рубежа. Наших справок с нетерпением ждут, так как именно от этих документов зависят материальное благополучие, обеспеченная старость, здоровье, порой даже жизнь наших заявителей. Наша работа очень важна и жизненно необходима людям.
У человека сегодня появилась возможность получить данную услугу, исключая бюрократические проволочки, через портал «Электронное правительство». Безусловно, внедрение электронных программ улучшит механизм взаимодействия населения с государственными архивами по получению социально значимых услуг, ведь это одна из главных задач архивов. Веб-портал доступен 24 часа в сутки 7 дней в неделю. Предоставление электронных услуг населению приводит к улучшению качества, снижению сроков исполнения, облегчению процесса оказания услуги «Выдача архивных справок».
На сегодняшний день установленная в госархивах нашей области программа «Е-акимат» определяет и регулирует порядок, а также сроки исполнения обращений, она разработана в целях повышения качества, доступности и прозрачности предоставления государственной услуги.
Мы убеждены, что использование информационных технологий в области архивного дела обеспечат своевременное и полное исполнение всех запросов физических и юридических лиц.
Наталья ГЛУШКОВСКАЯ,
руководитель управления архивов и документации.
